É fundamental iniciar o planejamento do evento com bastante antecedência! Isso evita que imprevistos e surpresas aconteçam no dia e atrapalhem a sua produção. Inicialmente, procure definir:

Qual será a temática do evento
Onde e quando ele deve ser realizado
Qual será a duração (algumas horas ou vários dias)
Qual é o número esperado de participantes
Quais itens de estrutura e logística serão necessários
Quais objetivos se deseja alcançar com a realização do evento
É neste momento que você também irá definir os custos iniciais do evento – ou seja, calcular quanto o evento irá custar e qual será o lucro pretendido com a produção! O orçamento é um dos aspectos mais importantes e precisa ser elaborado com atenção e detalhismo, para impedir que você acabe tendo prejuízos ou se esqueça de alguma despesa indispensável.

A melhor maneira de organizar um evento sem que informações se percam ou sejam esquecidas é por meio de uma planilha de planejamento estratégico.